Cadastro de Contratos

Incluindo Novo Contrato

Acesse a opção "Contratos » Incluir Novo" pelo menu principal ou, a partir da listagem de contratos, clique no botão "Incluir Novo" (botão verde, na parte superior esquerda da tela).

Preenchimento do Cadastro

A maioria dos campos do cadastro do contrato são auto-explicativos.
Abaixo seguem as explicações para alguns deles:

Imóvel

Selecione o imóvel (previamente cadastrado) e o(s) proprietário(s) já serão incluídos automaticamente na seção de Locador(es).

Somente os imóveis com situação definida como "Disponível" serão exibidos nesta lista.
Caso o imóvel não esteja listado, verifique a situação no seu cadastro.

Após o cadastro do contrato, a situação do imóvel será alterada automaticamente para "Alugado".

Numeração do Contrato

No momento do cadastramento da sua imobiliária para utilização do sistema, você optou pelo tipo de numeração dos contratos (manual ou automática).

Se a opção foi pela modalidade automática, você não precisa se preocupar com o campo "Número do Contrato".

Caso tenha optado pelo tipo "Manual", lembre-se de que o número do contrato deve ser único e não pode se repetir.
Ao gravar o cadastro do contrato, o sistema irá verificar o número informado, emitindo uma mensagem de erro, caso encontre um número repetido para contrato ativo.

Tipo

Selecione o tipo de contrato, conforme se enquadre na situação que você estiver cadastrando.

Situação

No cadastramento inicial, a situação do contrato será sempre "Ativo".
Depois de cadastrado, o contrato poderá ter a situação alterada (para "Encerrando", "Encerrado" ou "Cancelado").

Prazo

Ao digitar a Data de Início e o Prazo, a Data de Término é calculada automaticamente - assim como o mês de reajuste (campo pertencente ao bloco "Dados Financeiros").
No entanto, você pode alterá-los, conforme a sua necessidade.

Chaves

No cadastramento, você pode informar a data em que as chaves do imóvel foram entregues ao locatário.
Na ocasião do encerramento do contrato, você poderá informar a data de devolução das chaves pelo locatário.

Vistoria

Você pode ter um controle básico das vistorias de entrada e saída, selecionando a situação de cada uma.
Isto evita, por exemplo que você esqueça de colher a assinatura do locatário no laudo da vistoria de entrada.

Outros Campos do Formulário

• Partes
  Aqui você seleciona quem serão os locadores e locatários do contrato.
  Após selecionar o imóvel, o sistema já irá preencher automaticamente como locadores os proprietários que estiverem vinculados a ele.
  Você poderá alterar esta associação conforme a sua necessidade.
• Garantia
  Selecione o tipo de garantia que será utilizada no contrato.
  • Caso seja selecionada a opção "Fiador", você poderá selecionar o(s) fiador(es), conforme cada situação, da mesma forma como selecionou o locador e locatário.
    
  • Se for selecionada a opção "Depósito Caução", um campo (não obrigatório, mas recomenado) para informar o valor dado em caução será disponibilizado.
    Também é possível selecionar quem é o depositário do valor da caução (administradora ou locador).
  • Para os demais tipos, se for necessário inserir informações adicionais, utilize o campo "Observações" desta mesma tela.
• Cláusula Rescisória - Isenção de Multa Caso o locatário encerre o contrato antes de decorrido o prazo acordado, indique neste campo em quantos meses, após o início do contrato, ele terá direito a ísenção da multa.
  Exemplo: para um contrato de 30 meses, onde o inquilino pode sair, sem pagar multa, após 12 meses, informa "12" neste campo.
• Valor do Aluguel
  Informe o valor padrão do aluguel que o inquilino deverá pagar mensalmente.
  Não inclua, neste valor, as demais despesas (tais como condomínio, IPTU etc.), pois estes valores extras deverão ser incluídas apenas no momento de criação da cobrança mensal.
• Vencimento
  Aqui você irá definir em que dia do mês o boleto de aluguel irá vencer.
  Se você definir o dia 05, por exemplo, o aluguel com referência do mês 03 irá vencer no dia 05/04.
  Observação: Se você definir o vencimento como dia 29, 30 ou 31, nos meses que não tiverem este número total de dias o vencimento será ajustado para o último dia do mês.
• Dia de Repasse
  Define o dia em que será feito o repasse dos valores apurados para o locador.
  Atenção: o repasse não é feito de forma automática. Esta data é apenas informativa, para seu controle.
• Último Dia do Mês
  Define que o vencimento do boleto de aluguel será sempre no último dia do mês de referência (ou mês anterior, no caso de aluguel antecipado).
• Aluguel Antecipado
  Geralmente, os aluguéis são pagos após o uso do imóvel naquele mês (também conhecido como "mês vencido"). Porém, em alguns casos, a cobrança é feita de forma antecipada (também conhecido como "mês a vencer").
  Se este for o caso para o contrato que estiver cadastrando, basta marcar esta opção.
  Nesta situação, o boleto irá vencer sempre no dia definido no campo "Vencimento" no mês de referência de aluguel. Ex.: se o dia de vencimento for dia 10 de cada mês, o aluguel com referência do mês 03 irá vencer no dia 10/03 (e não no dia 10/04, como seria no "mês vencido").
• Desconto até o Vencimento
  Define se será concedido algum desconto ao inquilino, caso o pagamento seja realizado até a data de vencimento.

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  O valor do desconto, caso se aplique, poderá ser:
  • Valor fixo
      └► Especificado em R$
  • Percentual apenas sobre o valor do aluguel
      └► Sem desconto para demais itens da cobrança, como condomínio ou IPTU, por exemplo
  • Percentual sobre o total que for cobrado no boleto
      └► Incluirá o valor de condomínio, IPTU e outras taxas e impostos para cálculo do desconto
• Valor do Desconto
  Conforme definido no campo anterior, se o inquilino tiver direito a desconto por pagamento até o vencimento, neste campo você deverá informar o valor deste desconto.
  Dependendo do que for selecionado no campo anterior, este valor será absoluto (em R$) ou percentual.
• Multa e Juros
  Defina o percentual a ser aplicado sobre o valor total do boleto, caso o pagamento seja realizado após a data de vencimento.
• Tolerância
  Se houver alguma tolerância para atrasos no pagamento sem cobrança de multa e juros, defina neste campo o número de dias que o inquilino poderá atrasar sem incidência de acréscimo no valor devido.
  Observação: Este dado é apenas informativo, não sendo registrado junto ao banco.
• Tipo de Honorários
  Define como serão cobrados os honorários referentes à administração da locação.

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  O valor dos honorários, caso se aplique, poderá ser:
  • Valor fixo
      └► Especificado em R$
  • Percentual apenas sobre o valor do aluguel
      └► Sem considerar os demais itens da cobrança, como condomínio ou IPTU, por exemplo
  • Percentual sobre o total cobrado no boleto
      └► Incluirá o valor de condomínio, IPTU e outras taxas e impostos para cálculo dos honorários
• Valor dos Honorários
  Conforme definido no campo anterior, se forem cobrados honorários pela administração da locação, neste campo você deverá informar o valor destes honorários.
• ISS sobre Honorários
  Em alguns casos, se for acordado com o seu cliente, você poderá querer repassar a ele a cobrança do valor do ISS sobre os honorários de administração da locação.
  Nessas situações, informe neste campo o percentual do ISS sobre o valor dos honorários e, durante a baixa de cobrança, esse valor será calculado automaticamente para ser incluído na prestação de contas.
• Índice de Reajuste
  Define qual o índice econômico será utilizado no reajuste do aluguel, quando chegar a época de reajuste.
• Periodicidade
  Define qual a periodicidade de reajuste do valor do contrato.
• Mês de Reajuste
  Especifica em qual mês deverá haver reajuste do valor do aluguel.
  Ex.: para contratos com reajuste anual e iniciados no mês de maio, o mês de reajuste do valor do aluguel será sempre no mês de maio dos anos subsequentes.
• Convênio de Boletos
  Define qual convênio de boletos será utilizado para a emissão dos boletos de aluguel deste contrato.
• Cobrar Tarifa
  Se esta opção estiver marcada, todo boleto emitido para este contrato terá um item extra em seu demonstrativo, referente à cobrança da tarifa bancária (geralmente exibido como "Taxa de Expediente").

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  O valor desta tarifa e da descrição no demonstrativo foram definidos no cadastro do convênio de boletos selecionado.
• Observações
  Anote qualquer informação relevante sobre o contrato neste campo.
  Atenção: o contrato possui uma funcionalidade específica para inclusão de anotações sobre ocorrências relativas a ele. Esta funcionalidade está disponível no menu "Outras Opções" (último botão do contrato na listagem geral).
  Neste campo de Observações, você deve anotar apenas informações e detalhes referentes à negociação do contrato.

Caso surjam dúvidas sobre o preenchimento de qualquer parte do cadastro de contratos, solicite auxílio da equipe de suporte.